Escrito por Luciano Martínez

Ya sabes utilizar Joomla!. Ya eres capaz de montar sitios web, adaptar plantillas, instalar y modificar componentes, hasta desarrollar tus propios plugins. Ya entre tus conocidos (lo que algunos mercadólogos llaman “mercado caliente”) has empezado a difundir lo que haces como freelancer. El primo de un amigo tuyo te recomienda con un tío lejano del sobrino de un vecino, quien te pide una propuesta para un sitio web y es el momento en el que el miedo inunda tu ser. ¡No temas! Sigue leyendo.

La palabra resuena en tu cabeza y el miedo te inunda: Propuesta, propuesta, propuesta. Pero, ¿A qué le tienes miedo? ¿A una o más de estas razones?:

• No sabes cuánto cobrar.
• No sabes cómo cobrar.
• No sabes PRESENTAR UNA PROPUESTA.

¡Tranquilo! Nadie nació sabiendo.

Antes de comenzar a darte tips y tratar de transmitirte mi experiencia en este tema, hay dos verdades que debes considerar antes de aventarte al ruedo:

1. El cliente promedio NO SABE MONTAR UN SITIO WEB. Por eso pide tu ayuda. Esto lo menciono para que, mientras terminas la lectura de este artículo, te convenzas de que tu trabajo y tus conocimientos valen mucho. Uno de los argumentos de un cliente (historia real) para rechazar una propuesta fue:

“Pero ya te estoy dando todas las herramientas (estaba dando hosting, domino y una plantilla comprada), y además Joomla! es gratis! ¿Por qué cobras tan caro?”.

Dile eso a un albañil: “Ya te estoy dando pala y pico, y además te compré el material, ¿porqué tan caro por hacer una casa?”. Seguro te mandará muy lejos y te dirá que lo hagas tú mismo. Claro, tú no debes ser tan grosero con tu cliente.

2. El cliente promedio que NECESITA UN SITIO WEB no necesita una cátedra de informática. No satures a tu cliente con términos y explicaciones que no necesita. Sé práctico y ESCÚCHALO. Es una buena manera de EMPATIZAR con él. Si lo logras, ya tienes la mitad del proyecto vendido.

EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DE SOFTWARE:

En términos generales, el ciclo de vida de cualquier proyecto informático se resume en las siguientes etapas.

• Análisis
• Diseño
• Desarrollo
• Implementación
• Mantenimiento

Como puedes darte cuenta con solo leer los nombres de estas etapas, son muchas cosas las que debes considerar al realizar tu propuesta. Este artículo nos coloca solo en una pequeña parte de la primera etapa, pero que es crucial para que todo lo demás se lleve a buen término.

Paso 1. ENTREVISTA.

Me fascinan este tipo de llamadas telefónicas:

“Hola. Me recomendó Fulanito con usted. Fíjese que necesitamos un sitio web y queremos ver cuánto nos cuesta hacerlo. ¿Usted cuánto cobra por hacer un sitio?”

1. Lo primero que debes hacer es NO DAR UN PRECIO de inmediato. De ser posible, ni siquiera aproximado. La mayoría de los clientes, no saben la diferencia entre un sitio informativo y una tienda virtual o un blog, mucho menos la complejidad de cada uno. Es muy importante que de una forma muy tranquila y amable le expliques que para ENTENDER SU NECESIDAD es necesario que se tomen un café y platiquen sobre lo que requiere.
2. Haz una cita y procura que sea en UN LUGAR AGRADABLE y fuera del horario de trabajo, así tu cliente estará más relajado y podrás empatizar mejor con él y sus necesidades. En esta primera entrevista, antes de que hables, ESCUCHA y TOMA NOTAS. Asiente con la cabeza. Hazle saber que entiendes su problema y te identificas con él. Tu lenguaje corporal es crucial.
3. Una vez que él terminó de hablar, toma la palabra. Normalmente, el cliente sabe que quiere un sitio web, pero no sabe qué debería de poner. Suele ser que lo que dice, no se aviene con lo que necesita, entonces es el momento de preguntar y completar la información. Algunas preguntas clave.
   1. ¿Cuál es su mercado?
   2. ¿Cuál es su competencia?
   3. ¿Conoce algunos sitios web de la competencia?
   4. ¿Ya tiene dominio?
   5. ¿Ya tiene hosting?
   6. ¿YA TIENE ALGUNA PROPUESTA PREVIA? 
   7. ¿Tiene un presupuesto destinado a este proyecto?
   8. ¿En cuánto tiempo le interesa lanzar el sitio y bajo qué contexto (una expo, una promoción o fecha importante)?
   9. ¿Cuenta con personal con conocimientos básicos que pueda ser capacitado para gestionar el sitio? En caso contrario ¿necesita este servicio?
   10. ¿Qué tan frecuentes van a ser las actualizaciones al sitio?
   11. Y una cosa muy importante es saber si tiene alguien profesional que le cubra la realización de los textos que tienen que ir en el sitio, si no lo haces es posible que cuando se los pidas, te diga que él pensaba que los hacías tú, lo mismo con las imágenes.

       … solo por mencionar algunas. Las preguntas no sobran. No escatimes en preguntar pero NO EXAGERES. El exceso de preguntas puede cansar a tu Cliente Potencial.

       También puedes tomarte un momento para explicarle que utilizarás un gestor de contenidos muy adaptable y fácil de usar con conocimientos mínimos y que, si es necesario, cualquier desarrollador podría retomarlo en el futuro sin problemas.

       Un amigo personal me aconseja no mencionar el nombre del CMS que usarás (Joomla! claro), y considero que tiene razón. A veces puede ser contraproducente que lo hagas al darle argumentos a la competencia para vencer tu propuesta. Siempre puede salir otro proveedor que diga “Uff!!, Joomla, no es nada seguro, es complicado…”, etc.

       Por si tienes la necesidad de explicar cómo opera un CMS te dejo este par de artículos que te pueden ayudar.

4. A estas alturas, si ya tienes experiencia de proyectos anteriores, ya tendrás un aproximado del precio en mente… si es muy necesario que lo digas procura irte alto (más caro, pero no mucho) pero promete que lo vas a ANALIZAR CUIDADOSAMENTE y entregarás en breve una propuesta interesante.

Paso 2. ELABORA LA PROPUESTA

¿Qué tan extensa debe ser tu propuesta? Tanto como sea necesario, siempre basado en la entrevista previa. Es importante que cuides hasta el mínimo detalle. El lenguaje debe ser fácil de entender por tu cliente. Evita lo más que puedas términos demasiado técnicos.

1. Presentación. Hojas membretadas con tu nombre o marca a la cabeza, y tus datos de contacto al pie. Un diseño sobrio pero atractivo. Dale un nombre al proyecto y que figure en cada página, “Proyecto. Sitio web empresa S.A.“, por ejemplo. Hoja tamaño carta. Si son muchas hojas (procura que no sean más de tres o cuatro), encuadérnalo antes de entregarlo. Si lo envías por e-mail, asegúrate de firmarlo antes y mandarlo en PDF para facilitar su lectura.
2. Objetivo. Redacta una descripción breve del proyecto. Incluye algunos antecedentes de la empresa y resalta la importancia del proyecto:

   “… el sitio web representará un incremento en las ventas(…) mejorará la interacción con clientes(…), servirá como carta de presentación…”

   No te extiendas demasiado en este párrafo.

3. Alcances. En esta sección debes ser muy minucioso. Es la parte en donde describes punto a punto (en forma de lista es preferible) lo que incluirá tu trabajo. Evita ser demasiado técnico, pero no dejes nada de lado. Especifica todo lo relacionado con el sitio, los componentes, cómo funcionarán, etc. Haz una lista de los resultados esperados, así tu cliente sabrá lo que va a recibir y lo podrá comprobar cuando le entregues el sitio terminado.
   
   “El sitio tendrá las siguientes secciones:
   • Inicio. Consistirá en una pantalla de bienvenida, un formulario de registro, una imagen(…)
   • Servicios. Presentará una lista con los servicios(…)
   • Contacto. Presentará un formulario con los siguientes campos (…), la información se recibirá con el siguiente formato (…) “

     Algunos puntos importantes a definir: Funcionalidad, presentación, hosting, dominio, colores, tipos de letra, diseño gráfico, etc. Puedes incluir algunos diagramas o dibujos (diagramas conceptuales).

     Agrega también un listado de lo que NO HARÁ el sitio y de funcionalidades opcionales o que se podrían agregar en proyectos futuros. De esta manera despiertas la necesidad de tu cliente y aportas ideas.

4. Propuesta de trabajo. Define un flujo de trabajo. Los pasos que vas a realizar. (el ciclo de vida). De ser posible, define tiempos de entrega estimados y haz una lista de los entregables (propuesta de diseño visual, recopilación de información, prueba piloto, etc.). No seas tan detallado aún, pero dale una muy buena idea a tu cliente de cómo se va a realizar el trabajo. Una vez que acepten tu propuesta conviene entonces entregar ya un cronograma detallado, con fechas, tiempos e incluso mencionando a las personas involucradas o responsables de cada etapa.
5. Cotización. Ahora sí. Llegó la hora de cobrar. Dependiendo del país donde te encuentres esto puede ser muy variable. Para hacer un buen cálculo piensa cuánto quieres cobrar por hora y multiplícalo por el número de horas que estimas te llevará al proyecto. Aquí tienes una calculadora que te ayudará a saber cuánto cobrar. Está en euros pero te dará una buena idea.

   http://www.calculadorafreelance.com

   Esta calculadora solo es para que te des una idea. Lo más recomendable es que te tomes un buen tiempo para analizar tu situación y determinar una precio real.

   Un consejo: ¡No seas demasiado barato!. Muchas veces, por MIEDO a perder el cliente nos bajamos demasiado en el precio. Si lo haces desprestigias tu trabajo y el de otros. Haz valer lo que sabes hacer. Considera si vas a necesitar apoyo de algún experto para desarrollar alguna parte del proyecto y el costo que tendrá. Considera también el costo del hosting y dominio si es que correrán por tu cuenta. Toma en cuenta el costo de componentes o templates. Incluye siempre una reserva (yo tengo un estándar personal del 10%) para imprevistos.

   Incluye en esta sección el costo total con número y letra, y define los HITOS DE PAGO. Ejemplo.

   “Costo total en Dólares Americanos (USD) : $ 1800.00 (mil ochocientos dólares ) divididos en tres etapas: 50% al iniciar el proyecto, 30% al publicar el sitio, 20% al terminar la capacitación”.

6. Condiciones. Enumera las condiciones de tu propuesta. Especifica si el precio incluye o no impuestos, tus números de cuenta o si el pago es en efectivo, VIGENCIA DE LA PROPUESTA, si el tipo de cambio se tomará al que exista el día de cada hito, o al inicio del proyecto, etc.
7. Termina el documento agregando unas líneas donde expreses la importancia que le das al proyecto y expresa tu agradecimiento anticipado por darte la oportunidad de COLABORAR para el crecimiento de su empresa.

Realizar una propuesta de proyecto no es tarea fácil, como ya te habrás dado cuenta. Este documento le hace saber al cliente que realmente estás interesado en el proyecto, que realmente entiendes su problema y, sobre todo, que realmente TIENES UNA SOLUCIÓN. También da una idea a tu cliente de tu profesionalismo y compromiso.

Debes saber que este tipo de propuesta no es para todo tipo de cliente. Habrá clientes a los que solo les interese una hoja, con una breve explicación y un precio. Ese tipo de clientes son los más difíciles pues debes convencerlos casi nada más por el precio pues es lo único que les interesa. Ya con el tiempo los irás identificando y sabrás cómo abordarlos. Solo buscan “tener un sitio web” casi como lujo o requisito y no están dispuestos a involucrarse tanto con el proyecto y su desarrollo. Dicen frases como “Ahí mi secretaria tiene toda la información, que ella se la dé” o “nada más un sitio que diga quiénes somos y lo que hacemos” o “algo bonito no más porque a veces nos preguntan”. Siempre procura hacerles ver la importancia y ventajas que un sitio web les puede dar, pero no te esmeres tanto. Con ellos, casi siempre, te bastará una explicación muy breve de lo que hará su sitio (sobre todo si este será pequeño) y su precio. No más.

Muchos prospectos te dirán que no, pero créeme, con una buena propuesta aumentas tus posibilidades enormemente.

No todo está dicho. Esta propuesta es solo un ejemplo basado en mi experiencia hasta ahora. Contempla puntos importantes a considerar, pero siempre debes tener tu propio formato y tu propio proceso en base a cómo te van resultando las cosas. Pero, ahí te van algunos tips:

• Crea un modelo de propuesta. Las próximas veces te llevará menos tiempo elaborar una.
• Crea un formato de entrevista, así irás preparado y no se te escapará nada.
• Calcula tu costo por hora y tenlo actualizado y a la mano. 
• Arma paquetes de trabajo que te ayuden a cotizar más rápidamente. Por ejemplo, Instalar un sitio web joomla 1 hora, instalar una plantilla 1 hora, capturar un artículo de extensión media, media hora. Una tienda virtual con 10 productos, 3 horas, etc. 
• Establece un flujo de trabajo estándar que te funcione, que cubra todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto de software. 
• Crea formatos y formularios para recibir la información de tus clientes. 
• Elabora un “checklist“ de todos los detalles para que no se te pase nada cuando tengas que desarrollar un proyecto. 
• Nunca des por hecho que un cliente entendió algo… siempre que quede por escrito no habrá lugar a dudas.
• Siempre da una vigencia a tus propuestas.

Espero que este artículo te ayude a empezar mejor como freelacer y porqué no, que te ayude a sentar las bases para que tu futura empresa funcione mejor.